Pytania o to, kto i w jaki sposób może podpisać umowę między spółką a członkiem jej zarządu, wracają w naszej praktyce regularnie. Najczęściej zgłaszają się do nas wspólnicy i zarządy spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, które chcą wynająć od członka zarządu lokal, zaciągnąć od niego pożyczkę albo nabyć składnik majątku. Zebraliśmy więc najczęstsze wątpliwości i odpowiadamy na nie poniżej, opierając się na art. 210 Kodeksu spółek handlowych oraz na orzecznictwie Sądu Najwyższego.
Zastrzeżenie: artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Stan prawny na maj 2026 r. Każda sytuacja jest inna, dlatego zachęcamy do indywidualnej konsultacji z prawnikiem Justice.
Chcę wynająć spółce swój lokal, a sam jestem prezesem. Czy mogę podpisać taką umowę w imieniu obu stron?
„Jestem jednocześnie wspólnikiem i członkiem zarządu. Mam lokal, który spółka chce wynająć na biuro. Czy wystarczy, że podpiszę umowę dwa razy – raz jako wynajmujący, raz za spółkę?”
Nie. Jest to właśnie sytuacja, dla której stworzono art. 210 KSH. Występowałby Pan wówczas po obu stronach umowy: jako wynajmujący zainteresowany możliwie wysokim czynszem oraz jako reprezentant spółki, który powinien dbać o interes przeciwny. Ustawodawca uznał, że takiego konfliktu interesów nie należy oceniać indywidualnie w każdej umowie, lecz wyłączył go u źródła. W relacjach między spółką a członkiem zarządu zarząd traci kompetencję do reprezentowania spółki. Przepis ma przy tym charakter bezwzględnie obowiązujący, więc odmiennych zasad nie można wprowadzić ani w umowie spółki, ani w żaden inny sposób.
Skoro nie zarząd, to kto reprezentuje spółkę?
„Dobrze, rozumiem, że sam nie mogę. To kto w takim razie podpisuje umowę za spółkę?”
Zgodnie z art. 210 § 1 KSH spółkę reprezentuje wówczas rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Oba te tytuły są równorzędne, ustawa nie przyznaje żadnemu z nich pierwszeństwa. W praktyce jednak większość mniejszych spółek nie posiada rady nadzorczej, dlatego najczęściej stosowanym rozwiązaniem jest uchwała wspólników powołująca pełnomocnika do dokonania danej czynności. Doradzamy klientom, by zakres takiego pełnomocnictwa był określony precyzyjnie, ponieważ zbyt ogólne uchwały bywają później kwestionowane.
Czy ten przepis dotyczy tylko umowy najmu, czy także innych umów i ich zmian?
„A gdybym chciał później tylko zmienić wysokość czynszu albo udzielić spółce pożyczki – to też podlega tym samym regułom?”
Tak. Artykuł 210 KSH obejmuje wszystkie umowy zawierane przez spółkę z członkiem zarządu, a nie wyłącznie te związane z pełnioną funkcją. Dotyczy zatem najmu, sprzedaży, pożyczki czy umowy zlecenia, a także sporów z członkiem zarządu, rozumianych szeroko. Co istotne, regulacja nie ogranicza się do samego zawarcia umowy. Obejmuje również jej zmianę, aneks oraz rozwiązanie, a także jednostronne wypowiedzenie. To właśnie aneksy i zmiany bywają w praktyce pomijane najczęściej, mimo że wymagają zachowania tych samych zasad reprezentacji co umowa pierwotna.
Mamy zarząd dwuosobowy. Czy umowę ze mną może podpisać drugi członek zarządu?
„W naszym zarządzie są dwie osoby. Czy mój wspólnik z zarządu może po prostu podpisać umowę za spółkę, skoro to nie on jest jej stroną?”
Samodzielnie, działając jako członek zarządu, nie może, ponieważ art. 210 KSH wyłącza kompetencję zarządu jako organu. Osobną kwestią jest, czy drugi członek zarządu może zostać pełnomocnikiem powołanym przez wspólników. W tej sprawie stanowiska są podzielone. Nowsze orzecznictwo Sądu Najwyższego taką możliwość dopuszcza, wskazując, że członek zarządu działa wówczas na odrębnej podstawie prawnej, a ocena, komu powierzyć tę rolę, należy do wspólników (zob. wyrok SN z 22 lutego 2023 r., II CSKP 785/22, oraz wcześniej postanowienie SN z 7 kwietnia 2010 r., II UZP 5/10). Znaczna część doktryny pozostaje jednak sceptyczna. Z tego względu klientom rekomendujemy bezpieczniejsze rozwiązanie, czyli powołanie na pełnomocnika osoby spoza zarządu.
A jeśli jestem jedynym wspólnikiem i jedynym członkiem zarządu?
„W mojej spółce jestem i jedynym wspólnikiem, i jedynym członkiem zarządu. Nie mam kogo powołać na pełnomocnika. Co wtedy?”
W tym przypadku ustawodawca przewidział odrębny tryb, ponieważ powołanie pełnomocnika przez „zgromadzenie wspólników” złożone z jednej osoby byłoby rozwiązaniem pozornym. Zgodnie z art. 210 § 2 KSH czynność prawna między takim wspólnikiem a spółką wymaga formy aktu notarialnego, a notariusz zawiadamia o niej sąd rejestrowy. Funkcję niezależnej kontroli, której w takiej spółce nie może sprawować druga osoba, przejmuje wówczas notariusz. Wymóg ten obejmuje wszelkie czynności prawne, nie tylko umowy. Nie stosuje się go natomiast do czynności dokonywanych przy użyciu wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym, na przykład w trybie S24.
Co się stanie, jeśli umowa zostanie jednak podpisana nieprawidłowo?
„Przyznam, że jedną umowę podpisaliśmy kiedyś bez pełnomocnika. Czy to znaczy, że jest nieważna? Czy da się to jakoś naprawić?”
Konsekwencje bywają poważne, a ich charakter pozostaje przedmiotem realnego sporu. Według tradycyjnego i wciąż obecnego w orzecznictwie poglądu umowa zawarta z naruszeniem art. 210 KSH jest bezwzględnie nieważna, a więc traktowana tak, jakby nigdy nie powstała, bez możliwości naprawienia. Stanowisko nowsze, podzielane przez znaczną część doktryny oraz przez część najnowszych orzeczeń, jest łagodniejsze i traktuje tę wadę jak przypadek wadliwej reprezentacji, co przy umowach otwiera drogę do ich późniejszego potwierdzenia przez prawidłowo reprezentowaną spółkę. Różnica jest zasadnicza: w pierwszym ujęciu umowy nie da się uratować, w drugim często tak. W takich sprawach analizujemy konkretny stan faktyczny i oceniamy, czy i w jaki sposób czynność można konwalidować.
Problem zwykle nie ujawnia się od razu. Najczęściej wychodzi na jaw przy kontroli urzędu skarbowego, który może zakwestionować zaliczenie wydatku do kosztów, podczas badania spółki przed sprzedażą udziałów albo przy okazji sporu między wspólnikami. Uchybienie z dnia podpisania umowy potrafi zatem powrócić po latach, i to wraz z odsetkami od zaległości podatkowych.
Płaciliśmy czynsz przez dwa lata i ujmowaliśmy go w kosztach. Co teraz z naszą księgowością i podatkami?
„Przez dwa lata płaciliśmy czynsz i co miesiąc ujmowaliśmy go w kosztach. Skoro umowa może być nieważna, to czy nasza księgowość i rozliczenia podatkowe są zagrożone?”
Tak, i jest to jeden z istotniejszych skutków praktycznych, dlatego warto rozważyć go już na etapie zawierania umowy. Trzeba przy tym rozdzielić kilka warstw.
Sama księgowość odzwierciedla rzeczywiste zdarzenia gospodarcze. Jeżeli czynsz był faktycznie płacony, a lokal używany, operacje te miały miejsce i zostały ujęte w księgach. Nieważność umowy nie usuwa tych zapisów wstecz, podważa natomiast ich podstawę prawną, a to przekłada się na rozliczenia podatkowe.
Najpoważniejsze ryzyko dotyczy kosztów uzyskania przychodów. Podczas kontroli organ podatkowy może zakwestionować zaliczenie czynszu do kosztów, wskazując, że wydatek wynikał z nieważnej czynności prawnej. Wykreślenie kosztu podwyższa dochód do opodatkowania, co prowadzi do powstania zaległości w CIT lub PIT wraz z odsetkami za zwłokę. Analogiczne wątpliwości mogą dotyczyć prawa do odliczenia VAT z takich rozliczeń, a także kwalifikacji kwot otrzymywanych przez członka zarządu po jego stronie.
Decydujące znaczenie ma tu różnica, o której była już mowa. Jeżeli umowę uda się potwierdzić przez prawidłowo reprezentowaną spółkę, jej skutki, również podatkowe, w wielu przypadkach można utrzymać. Jeżeli natomiast przyjęta zostanie bezwzględna nieważność bez możliwości naprawienia, korekty mogą sięgnąć wstecz. Ocena skutków księgowych zależy więc wprost od tego, którą wykładnię zastosuje organ lub sąd, oraz od konkretnych okoliczności sprawy. W takich sytuacjach analizujemy dokumentację i pomagamy ustalić, czy i w jaki sposób można ograniczyć ryzyko.
O czym warto pamiętać, zanim podpiszą Państwo taką umowę?
Z naszego doświadczenia wynika, że większości problemów można uniknąć, sprawdzając przed podpisaniem trzy kwestie:
- czy w spółce działa rada nadzorcza uprawniona do reprezentacji;
- jeśli nie, czy zgromadzenie wspólników powołało pełnomocnika do tej konkretnej czynności;
- a w spółce, w której jedyny wspólnik jest zarazem jedynym członkiem zarządu, czy zachowano formę aktu notarialnego.
Kilka minut poświęconych na weryfikację reprezentacji pozwala uniknąć znacznie poważniejszych trudności w przyszłości.
Jak Justice może pomóc?
W Justice na co dzień wspieramy spółki w bezpiecznym zawieraniu umów z członkami zarządu. Sprawdzamy, kto może skutecznie reprezentować spółkę w danej sytuacji, przygotowujemy uchwały zgromadzenia wspólników o powołaniu pełnomocnika i sporządzamy umowy tak, by nie dało się ich później podważyć. Jeśli planują Państwo taką czynność albo mają wątpliwości co do umów już zawartych, zapraszamy do kontaktu. Oceniamy sytuację klienta rzetelnie, nie po to, by sprzedać usługę, lecz po to, by wskazać realne ryzyko.
Zadzwoń: +12 352 27 99|kontakt@justice.pl| Kraków (ul. Długa 74/6)|Katowice (ul. Warszawska 40/2A)
Źródła i podstawa prawna
Akty prawne
- Ustawa z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 18 ze zm.), w szczególności art. 210 § 1–3 oraz art. 173 § 1.
- Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, w szczególności art. 39, art. 58 § 1, art. 73 § 2 oraz art. 103–105.
Piśmiennictwo
- J. Grykiel, Komentarz do art. 210 KSH, [w:] Kodeks spółek handlowych. Komentarz, red. P. Wrzecionek, wyd. 1, Legalis 2025.
- A. Opalski, Komentarz do art. 210 KSH, [w:] Kodeks spółek handlowych. Komentarz, t. IIA, Warszawa 2018.
- A. Kidyba (M. Dumkiewicz, A. Kidyba), Komentarz aktualizowany do art. 205 KSH, 2024.
- M. Baszczyk, Reprezentacja spółki z o.o. w umowie z członkiem zarządu – kilka uwag na tle art. 210 § 1 k.s.h., PPH 2020, nr 3.
Orzecznictwo
- Postanowienie SN z 7 kwietnia 2010 r., II UZP 5/10 (dopuszczalność umocowania członka zarządu jako pełnomocnika).
- Uchwała SN z 30 stycznia 2019 r., III CZP 71/18 (charakter i dopuszczalny zakres pełnomocnictwa z art. 210 § 1 KSH).
- Wyrok SN z 22 lutego 2023 r., II CSKP 785/22 (członek zarządu jako pełnomocnik spółki).
- Wyrok SN z 26 stycznia 2024 r., II CSKP 80/23 (cel ochronny przepisu oraz skutki wadliwej reprezentacji).
- Wyrok SN z 8 listopada 2024 r., II CSKP 1733/22 (skutki naruszenia zasad reprezentacji z art. 210 § 1 KSH).
